一、项目名称：2024长沙国际采购暨高端产经对接会会务服务项目

二、项目预算：******.00元

三、项目概况：

（一）活动背景

当前，国际贸易面临着争夺供应链自主权、提高供应链韧性等共性追求，以及供应链全球合作与区域性脱钩双重交织的阶段性特征。为精准推进长沙生产型外贸企业提升发展能级，加强海外拓展，同时提高外资企业在长沙市场的供应链匹配度，有效吸引国际采购商将长沙作为全球供应链重要市场方，提高开放型经济发展全球知晓度、知名度，拟于2024年11月14-15日举办“2024长沙国际采购暨高端产经对接会”。

（二）活动简介

1、时间：2024年11月14-15日，为期一天半。

2、地点：北辰国荟酒店（最终以实际情况为准）

3、活动规模：中外企业共600家左右。

4、主要内容：

（1）举办国际采购供需对接大会

（2）举办高端产经对接专题会

5、举办单位

******人民政府

承办：长沙市贸促会、长沙市工信局

协办：国际采购机构、相关市直部门及园区

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?四、详见附件

五、服务清单

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六、付款方式及结算要求

1、付款人：长沙市贸促会（国库集中支付）。

2、磋商文件已列明数量，但合同履行过程中变更调整的，按照成交供应商所报单价据实调整。

3、磋商文件未列明的工作项，合同履行过程中经采购人确认需要增加的，该部分按照审计结果进行结算。

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七、工作服务内容和要求

（一）活动策划

1、根据组委会要求，负责国际采购供需对接大会、高端产经对接专题会的总体策划与执行工作；

2、对接会的呈报及审批工作，做好主办单位及相关部门的对接工作，做好相关支持单位、协办单位的联络工作。

3、视觉设计：提供会议ICON设计、主视觉VI设计及相关画面设计；

3、舞美设计：提供活动的舞台及周边设计，能满足会议效果需求；

4、氛围设计：提供会场周边和接待酒店的氛围设计，包括主题装置、指示系统、背景板、道旗等；

5、提供筹备期人员服务，包括主持人、总导演、项目统筹、节目编导、导播、摄影师、摄像师、系统工程师、灯光师及执行、音响师及执行、视频师及执行、舞台监督、化妆师、速记、礼仪、道具场工等。

（二）嘉宾接待

1、制定嘉宾住宿方案、餐饮解决方案并组织实施；

2、制定重宾接待方案并组织实施；

3、制定签到方案并组织实施，负责对参会代表、工作人员、媒体代表签到管理、资料发放和会期咨询工作；

4、提供嘉宾接送机/站接待服务，制定接驳方案并组织实施，包括黄花机场、长沙南高铁，区间接驳及考察用车；

5、合理规划重要嘉宾机场vip通道服务；

6、制定证件管理方案并组织实施，包括人证和车证得设计、制作和发放；

7、提供必要的相关办公设备及办公用品，保障后勤工作；

8、派驻工作人员参与组委会日常工作（自成交之日起到总结会结束为止），会前根据工作量情况适当增加工作人员；

9、搭建活动微网站系统、注册签到系统并做好相关运营工作；

10、相关工作会议手册、接待手册、会后总结报告的设计排版与印刷；大会相关资料袋、会议指南、工作手册、会议证件、车贴、席位卡、餐券等相应物料的设计与制作；

11、资料整理和归档、总结大会等会后服务方案。

（三）大会宣传

******电视台、网络、电台、报纸、新媒体等在大会前期、中期和会后进行宣传报道，做好媒体的接待、组织和服务；

2、策划和制定大会氛围营造方案并组织实施；包括会议主题展板、交通枢纽广告投放、会场周边及市内主干道等道旗、海报等方式营造氛围；

3、策划和设计宣传物料；围绕大会参与单位、重点嘉宾、重点内容等在相应场合围绕相应宣传主题制作相应宣传物料。

4、根据大会要求，拍摄和制作大会宣传片。

（四）安全保障服务

1、制定活动期间安全保卫方案，并配合相关部门组织实施。落实全程现场安保工作,对重要搭建物进行结构安全防火检测，主入口设置安检设备对所有人员进行安全检查；

******消防应急预案，处理突发事件应急预案，协助相关部门的执行工作;

3、联络配备医疗救护车，确保参会各方安全，保障活动顺利开展；

4、制定活动期间食品安全保障方案，并配合相关部门监管实施；

5、制定活动期间人流、车流动线规划，保障车辆有序通行和停放，划分各停车区域,保障安全出行。

（五）招商服务

1、根据会议内容制定合理招商方案，并安排专业招商团队展开招商工作；

2、结合自身资源并制定合理招商规划协助采购单位开展招商工作；

3、协助采购单位细化招商权益并与各合作企业签订赞助合作协议，；?

4、落实合作单位现场权益并整理归档，形成招商总结；?

5、配合采购单位及合作企业完成招商采购流程及验收工作；

6、配合采购单位完成对各合作企业的后续相关服务，保障招商服务的完整性。

（六）会后管理

1、会后材料清点和交接

（1）会议结束后将相关资料与会人员名册整理归档；

（2）统计并归还地方承办方提供的办公用品；

（3）会后将会议剩余资料统计、清点、分类盘点入库，签字确认交接单；

（4）协助组委会进行活动后续工作事项，邮寄快递等；

（5）负责完成会期相关资料的保密销毁工作，协助整理提交会期的所有音频、视频、图片及相关文件并存档。

（6）成交供应商及工作人员在履行合同过程中所知悉的涉及采购人信息资料包括但不限于嘉宾名单、住宿名单、重要客人日程安排、内部会议资料、合同资料、会议方案、公司其他资料等，未经采购人书面同意，成交供应商不得泄露或用于其他目的；如成交供应商违反保密责任，须赔偿由此给采购人造成的一切损失；保密期限不受合同期限限制。

2、配合完成总结会

（1）配合组委会进行总结会筹备工作；

（2）配合完成会后会刊和视频的制作。

（七）工作时间

自成交之日起到会议后续工作结束为止。

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八、验收要求

1、验收方式：本项目按长财采购[2024]5号文的规定进行验收。若项目验收国家有强制性规定的，按国家规定执行，验收报告作为申请付款的凭证之一。

2、成交供应商在合同履行达到验收条件时，应当组织内部自查，自查合格后及时向采购单位提出项目验收书面申请，自查情况作为书面申请的相关证明材料。采购单位自收到验收申请之日起 7个工作日内启动项目验收并通知成交供应商。

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九、其他要求

1、供应商需针对本项目制定详细方案、管理及服务办法和应急措施等，接受采购人的管理和检查、考核以及监督。

2、供应商针对本项目提供人员配置方案：拟派项目管理团队人员数量充足，整体岗位配置齐全，人员配备科学，岗位职责清晰，项目负责人应具有带领团队提供类似会务服务的经验和能力。

3、执行过程中可根据实际情况，采购人与服务商协商后对项目需求进行相应调整。

4、尽可能有效展示方案的科学合理性，响应文件中须对服务质量及保证措施做出承诺。

5、成交供应商在项目进行过程中应严格遵守安全规定，符合采购人就场地秩序、安全等方面。

6、成交供应商须为其项目执行过程中所有工作人员购买工伤保险和意外保险，服务期间发生的任何意外事故，均由成交供应商负责。成交供应商人员在履行会务服务中，因故意或严重过失造成第三方人身和财产损害的，成交供应商应承担相应的责任。

7、项目费用均为总价包干方式，供应商应根据项目要求和现场情况，详细列明项目所需的设备、材料以及财务、筹备期对接及前期驻场费用、执行服务类的人员费用、管理（服务）费用、活动相关物料设计费用、税费等所有与该项目有关的费用，如一旦中标，在项目实施中出现任何遗漏，均由供应商负责，采购人不再支付任何费用。其他未尽事宜具体以采购合同为准。

8、供应商在投标期间，如需踏勘现场，有关费用自理，踏勘期间发生的意外自负，服务期间如果发生意外，所有经济及法律责任由成交人自负。

对于上述项目要求，供应商应在响应文件中进行回应，作出承诺及说明。

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